Verwenevent voor vrijwilligers
Ook dit jaar mocht ik in opdracht van Wijkraad Osseveld-Woudhuis in Apeldoorn het feest voor de vrijwilligers in de wijk organiseren in het kader van de Nationale Vrijwilligersdag. Al in juni sprak ik met Karlien Vinke van de wijkraad over de invulling van het “verwenevenement”. De uitgangspunten waren hetzelfde als het jaar ervoor: waardering laten blijken, verbinden en de band versterken. De opzet mocht ook hetzelfde zijn: lekker eten met elkaar en vervolgens in groepen uiteen voor een zelfgekozen workshop. Dat alles op een gezellige locatie met entertainment tijdens het diner om het ijs wat te breken. Ondanks dezelfde uitgangspunten en dezelfde opzet, moest de beleving wel heel anders zijn.
En wat was het leuk!!! De 60 vrijwilligers die kwamen, zijn goed verwend en gingen tevreden naar huis.
Maar om het zo leuk te krijgen, zijn in de maanden ervoor verschillende stappen genomen. Zo’n avond in elkaar zetten, kost veel tijd en aandacht. Om te beginnen maakte ik een plan van aanpak, waarin duidelijk werd wat wanneer gedaan moest worden. Ook maakte ik een risico-analyse, waardoor bijvoorbeeld duidelijk werd dat er twee EHBO-ers aanwezig moesten zijn. Ik bracht de kosten in kaart en hield het bij, zodat we binnen budget bleven. Met Maggie Doedens van Souldesign sprak ik over de marketing van het evenement. Zij verzorgde alle marketinguitingen, zoals de plaatjes op de website, de advertentie in de Wijkkijker en de flyers.
Ook zorgde ik voor de verspreiding van de posters en flyers. Ik ging op zoek naar een geschikte locatie in de buurt en kwam zo bij Het Woldhuis uit van het IVN in het bos van het Woudhuis (ook een prachtige trouwlocatie overigens). Er werd een oproep gedaan in de Wijkkijker (het wijkmagazine) en op Facebook voor entertainers en mensen die een workshop konden geven. Daar kwamen uiteindelijk drie wijkbewoners uit die hele diverse workshops konden geven. Alle scholen schreef ik aan, de vrijwilligers die er vorig jaar bij waren, Scouting, de Ouderensoos, DenkTank Breed, Natuurlijk Nieuwsgierig en organisaties die vrijwilligers in onze wijk aan het werk hebben. Op Facebook werd een oproep gedaan en in de nieuwsbrief van de wijkraad werd het evenement ook vermeld.
Ondertussen kwamen de aanmeldingen binnen. Deze verwerkte ik en ik belde vrijwilligers die geen e-mailadres hadden. Zo had ik hele leuke gesprekken en mensen waren oprecht verrast door de uitnodiging. Er waren ook mensen die het een mooi initiatief vonden, maar die niet in het zonnetje gezet wilden worden of liever op de bank gingen zitten op een vrijdagavond. Ik was en ben onder de indruk wat de vrijwilligers allemaal in hun vrije tijd doen. Het is heel divers en sommigen stoppen er erg veel tijd in. Wat ik ook terugkreeg, is dat je als vrijwilliger verschil maakt in de samenleving en dat je zelfvertrouwen daardoor groeit. Ook doe je nieuwe sociale contacten op en kun je nieuwe vaardigheden ontwikkelen.
Op mijn lijst stonden mensen die veel betekenen voor hun buren, die een stuk openbaar groen bijhouden, vrijwilligers die voor de Voedselbank werken, RTV Apeldoorn, Dak- en Thuislozenzorg Menorah, IVN, Talma Borgh, Stichting WHOE, Zonnebloem, Stadakkers, vrijwilligerspodia, Koken met een Missie, MS fonds, Ik ga met honger naar bed, Stichting Female Artists in History, sportverenigingen, Woudlopers en de kerk. En uiteraard ook de vrijwilligers van DenkTank Breed, Natuurlijk Nieuwsgierig, de Ouderensoos, de Scouting en Wijkraad Osseveld-Woudhuis.
Zo kwam het evenement dichterbij. Ik maakte een draaiboek en besprak deze met de locatie en met Karlien. Ik maakte kaartjes voor de “vragengrabbelton”, draaide het draaiboek uit en pakte mijn spullen. Op Nationale Vrijwilligersdag reed ik met een volle lading richting Het Woldhuis. Daar aangekomen versierde ik de locatie met bloemen, waxinelichten en lampionnen (Jaap van Brummen, nogmaals bedankt voor het helpen) en zette ik op iedere tafel een “vragengrabbelton”. Zo kon iedereen die zin had om een ander een leuke vraag te stellen, een graai doen in de ton en zo werd het ijs gebroken. Ondertussen kwam de gitarist, Lex Kemper, aan en wees ik hem de juiste plek. De medewerkers van de locatie waren aan het koken en zetten alles klaar voor het welkomstdrankje.
De eerste gasten druppelden al voor 18.00 uur binnen. Ze werden door de leden van de wijkraad en mij ontvangen en gingen aan tafel. Een heerlijk buffet volgde en Karlien sloot het diner af met een praatje waarin zij iedereen bedankte voor hun inzet. Vervolgens vroeg ik iedereen naar de workshop te gaan waar ze zich vooraf voor hadden opgegeven.
Astrid Visch van Visch-Art Schilderworkshops gaf aan twintig vrijwilligers een schilderworkshop, veertien vrijwilligers proefden whisky bij Joop de Braak van Bottles & Barrels en zesentwintig vrijwilligers volgden de combinatie-workshop ‘Positief denken en doen’ en ‘Inspirend Moodboards maken’ van Miranda Kalksma van Positiviteitscafe. Er werd aandachtig geluisterd, er is veel gezegd en gelachen en er werd hard gewerkt. Het werd echt een mooie herinnering!
We namen tegen 22.00 uur afscheid van elkaar. Ondertussen had ik een tafel klaargezet met drie soorten cadeautjes waaruit alle vrijwilligers mochten kiezen. Ik was lekker aan het shoppen gegaan bij WAAR aan de Marktstraat in Apeldoorn, een winkel waar alleen duurzame producten worden verkocht, Fairtrade, biologisch, ecologisch, recycled of gemaakt in sociale werkplaatsen. Zo konden de vrijwilligers kiezen tussen een pakketje met kerstthee en Tony’s Chocolonely, een flesje met ingredienten om een likeurtje van te maken of een notitieboekje met een tubetje handcrème.
De vrijwilligers gingen met een grote glimlach naar huis. Die avond waren zij het Stralend Middelpunt. Maar mijn taak was nog niet helemaal klaar. De vaasjes, waxinelichten en lampionnen gingen weer mee naar huis, om daar nog even onder handen genomen te worden en binnenkort evalueer ik met de medewerkers van de locatie en met Karlien van de wijkraad.
Wie weet, wordt volgend jaar weer zo’n mooi feest voor de vrijwilligers gegeven. Ze verdienen het! Ik krijg er nu al zin in…
Er heeft zich een kritieke fout voorgedaan op deze site.